Der jüngste Ausfall von MS365 sowie auch die angeregte Diskussion in den sozialen Medien hat mich wieder an eine Frage erinnert, die mich schon länger beschäftigt: Warum lagern wir eigentlich so viele unterschiedliche Dinge bei einem einzigen Anbieter aus? E-Mails, Dokumente, gemeinsame Dateien und Besprechungen hängen dann an derselben Plattform. Das ist bequem, spart im Unternehmen vielleicht auch Resourcen, aber wenn dort etwas nicht funktioniert, merkt man allerdings auch, wie viel inzwischen davon abhängt. Man muss nur aktuell in die sozialen Medien und in den News schauen um zu sehen was alles dran hängt.

Dabei ist für mich nicht alles schlecht, was aus den USA kommt. Microsoft und andere Bigtech entwickeln durchaus brauchbare Produkte und natürlich dürfen Menschen diese nutzen, trotzdem halte ich es für problematisch, wenn sich immer mehr unseres digitalen Alltags bei wenigen Konzernen sammelt. Gerade bei den eigenen Daten sollte es eine bewusste Entscheidung geben.

Alternativen sind vorhanden. Einige davon betreibe ich selbst: Nextcloud und mailcow laufen bei mir auf dem eigenen Server. Das muss allerdings niemand nachmachen, um sich von Microsoft unabhängiger zu machen. Viele Lösungen lassen sich auch als betreuter Dienst buchen.

Dateien und E-Mails gehen auch anders

Für Dateien ist Nextcloud eine naheliegende Alternative zu OneDrive. Dokumente und Fotos lassen sich zwischen Geräten synchronisieren, im Browser öffnen und mit anderen teilen. Anwendungen gibt es auch für Linux und MacOS Geräte. Dabei entscheidet man selbst, ob die Installation auf dem eigenen Server läuft oder bei einem Dienstleister liegt.

Die Wahl der Software und die Wahl des Betreibers sind zwei unterschiedliche Entscheidungen. Eine gemietete Nextcloud kann für jemanden, der sich nicht um Server kümmern möchte, genauso interessant sein wie eine eigene Installation. Dafür sollte man nachsehen, wo der Anbieter die Daten speichert und welche Leistungen tatsächlich enthalten sind.

Bei E-Mails gibt es ebenfalls mehrere Wege. mailcow: dockerized bündelt verschiedene Programme zu einer selbst betreibbaren Mailplattform. Dazu gehören neben dem eigentlichen Mailbetrieb unter anderem Spamfilter und eine Weboberfläche mit Kalendern und Kontakten.

Docker nimmt einem dabei einen Teil der Einrichtung ab. Die Verantwortung für Updates, Sicherungen und einen zuverlässigen Betrieb bleibt trotzdem bestehen. Gerade E-Mail braucht Aufmerksamkeit: Die Einstellungen der eigenen Domain müssen stimmen, damit Nachrichten möglichst zuverlässig angenommen werden. Die mailcow-Dokumentation beschreibt die dafür notwendigen Einträge.

Wer diese Aufgabe nicht übernehmen möchte, kann beispielsweise mailbox.org oder Infomaniak ansehen. mailbox.org betreibt seine Server nach eigenen Angaben an zwei Standorten in Berlin. Infomaniak entwickelt und betreibt seinen Maildienst in der Schweiz. Damit gibt es sowohl innerhalb der EU als auch im übrigen Europa Möglichkeiten, E-Mails außerhalb der Microsoft-Infrastruktur unterzubringen.

Eine kleine Unterscheidung ist dabei hilfreich: Outlook ist auch ein E-Mail-Programm, Exchange der Dienst dahinter. Ein Wechsel des Mailanbieters bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, dass gleichzeitig jedes verwendete Programm ersetzt werden muss.

Office im Browser oder auf dem eigenen Rechner

Bei Texten, Tabellen und Präsentationen gibt es ebenfalls Auswahl. Euro-Office, ONLYOFFICE und Collabora Online ermöglichen die Bearbeitung von Dokumenten und lassen sich in Nextcloud integrieren. Damit können mehrere Personen gemeinsam an einer Datei arbeiten, ohne sie dafür bei Microsoft abzulegen.

Euro-Office und ONLYOFFICE sind dabei eigenständige Projekte, auch wenn Euro-Office auf der offenen Codebasis von ONLYOFFICE aufbaut. Bei der Installation sollte man genau hinsehen: Die Euro-Office-Dokumentation unterscheidet zwischen den für den produktiven Einsatz vorgesehenen Nextcloud-Office-Paketen und den Community-Builds zum Testen und Mitentwickeln.

Für die Arbeit auf dem eigenen Linux -Rechner gibt es außerdem LibreOffice und die Desktop-Version von ONLYOFFICE. Für einen Brief oder eine Tabelle muss schließlich nicht grundsätzlich ein Browser geöffnet und ein Cloudkonto angemeldet sein. Lokal gespeicherte Dateien lassen sich unabhängig von der Erreichbarkeit eines Onlinedienstes bearbeiten.

Bei komplexen Vorlagen, speziellen Excel-Funktionen oder Makros sollte man vor einem Wechsel mit den tatsächlich verwendeten Dateien testen. Unterstützung für Microsoft-Dateiformate ist keine Zusage, dass jeder Arbeitsablauf unverändert funktioniert. Das ist besonders dort wichtig, wo Dokumente regelmäßig mit Kunden, Behörden oder Kollegen ausgetauscht werden.

Offene Dateiformate wie ODT für Texte und ODS für Tabellen können zusätzlich helfen, die Bindung an einzelne Programme zu verringern. Voraussetzung ist natürlich, dass die Beteiligten damit arbeiten können.

Für Besprechungen braucht es nicht zwingend Teams

Für Videokonferenzen ist Jitsi Meet eine Möglichkeit. Der Dienst lässt sich im Browser verwenden und auf einem eigenen Server betreiben. Wer hauptsächlich einen Link für eine gemeinsame Besprechung braucht, kann damit einen wichtigen Teil seiner Anforderungen abdecken.

Teams umfasst allerdings mehr als Videotelefonie. Deshalb wäre „Teams gleich Jitsi“ zu kurz gegriffen. Für dauerhafte Unterhaltungen, gemeinsame Dateien und Besprechungen ist auch Nextcloud Talk interessant. Dort sind Chats, Audio- und Videoanrufe sowie Bildschirmfreigaben mit der Nextcloud-Umgebung verbunden.

Welche Lösung passt, hängt davon ab, was tatsächlich gebraucht wird. Eine gelegentliche Videokonferenz stellt andere Anforderungen als die tägliche Zusammenarbeit einer ganzen Verwaltung.

Bisheriger Dienst Mögliche Alternative Was dabei zu beachten ist OneDrive Nextcloud Selbst betreiben oder einen passenden Anbieter wählen Exchange / Microsoft-365-Mail mailcow, mailbox.org oder Infomaniak Eigenbetrieb und betreuten Dienst unterscheiden Word, Excel und PowerPoint Euro-Office, ONLYOFFICE, Collabora Online oder LibreOffice Eigene Dateien und Arbeitsabläufe vorher testen Teams Jitsi Meet für Videokonferenzen; Nextcloud Talk für Chat und Besprechungen Den tatsächlich benötigten Funktionsumfang vergleichen

OneDrive

Alternative: Nextcloud

Auf dem eigenen Server betreiben oder bei einem passenden Anbieter buchen.

Exchange / Microsoft-365-Mail

Alternativen: mailcow, mailbox.org oder Infomaniak

mailcow eignet sich für den eigenen Mailserver. Bei einem betreuten Dienst übernimmt der Anbieter den laufenden Betrieb.

Word, Excel und PowerPoint

Alternativen: Euro-Office, ONLYOFFICE, Collabora Online oder LibreOffice

Eigene Dokumente und Arbeitsabläufe vorher testen, besonders bei komplexen Vorlagen und Makros.

Teams

Alternativen: Jitsi Meet oder Nextcloud Talk

Jitsi Meet eignet sich für Videokonferenzen. Nextcloud Talk bietet zusätzlich dauerhafte Chats und die Anbindung an Nextcloud. Entscheidend ist, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden.

Auch eine selbst betriebene Umgebung kann ausfallen. Liegen Nextcloud, E-Mail und Videokonferenzen auf demselben Server, kann ein einziger Defekt mehrere Dienste gleichzeitig treffen. Verschiedene Programmnamen allein schaffen also noch keine Ausfallsicherheit. Dazu gehören eine durchdachte Verteilung, unabhängige Sicherungen und ein Plan für die Wiederherstellung.

Für mich spricht trotzdem viel dafür, sich diese Auswahl wenigstens anzusehen. Niemand muss dafür morgen seine komplette IT umbauen. Ein überschaubarer Anfang kann sein, einen einzelnen Dienst mit einer kleinen Gruppe auszuprobieren und dabei auch den späteren Datenexport zu testen.

Microsoft darf eine Option bleiben. Ich möchte nur nicht, dass daraus aus Gewohnheit die einzige wird. Je mehr echte Auswahl wir erhalten und nutzen, desto weniger müssen wir unsere Daten und Arbeitsabläufe von einem einzelnen Unternehmen abhängig machen.